Werkkostenregeling en het noodzakelijkheidscriterium: zo verstrek je onbelast telefoons en laptops

Je wilt je collega's uitrusten met betrouwbare telefoons en laptops. De vraag die daarbij hoort is bijna altijd dezelfde: moet je daar loonbelasting over betalen? Het antwoord hangt af van welke route je kiest binnen de werkkostenregeling. Er zijn twee opties. Het verschil tussen de twee opties kan je duizenden euro's schelen. In dit artikel leggen we uit hoe de vrije ruimte werkt, wat het noodzakelijkheidscriterium is én waarom dat laatste voor de aanschaf van telefoons en laptops bijna altijd de betere route is.

Wat is de werkkostenregeling?

De werkkostenregeling (WKR) bepaalt welke vergoedingen en verstrekkingen je als werkgever onbelast aan je medewerkers mag geven. Denk aan een kerstpakket, een personeelsuitje of een refurbished telefoon van de zaak. Binnen de WKR bestaan drie routes:

1. Gerichte vrijstellingen. Volledig onbelast en gaan niet ten koste van je vrije ruimte
2. De vrije ruimte. Een budget waarbinnen je alles kunt onderbrengen wat niet gericht is vrijgesteld
3. Eindheffing. Over alles boven de vrije ruimte betaal je als werkgever 80% eindheffing

De eerste route is waar het bij IT-apparatuur interessant wordt. Daarover verderop meer.

Hoe groot is de vrije ruimte in 2026?

In 2026 bedraagt de vrije ruimte:

• 2% over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom
• 1.18% over het bedrag daarboven

De percentages zijn hetzelfde als in 2025. Vanaf 1 januari 2027 stijgt het percentage over de eerste € 400.000 naar 2,16%.

Rekenvoorbeeld

Kom je boven dat bedrag uit, dan betaal je 80% eindheffing over het meerdere. Bij een bedrijf met een loonsom van € 900.000 kost een overschrijding van € 5.000 je dus € 4.000 extra aan belasting.

Belangrijk: je moet een vergoeding op het moment van uitbetalen al aanwijzen als eindheffingsloon in de loonadministratie. Achteraf aanwijzen mag niet.

Het noodzakelijkheidscriterium: de betere route voor IT

Voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur geldt een gerichte vrijstelling. Voldoe je aan de voorwaarden, dan kost het verstrekken van een laptop of telefoon je geen enkele vrije ruimte.

Onder deze categorie vallen onder meer desktops, laptops, tablets en smartphones. Ook simkaarten, dongels, abonnementen voor internet en mobiele telefonie en software kunnen hieronder vallen.

De voorwaarden

De gerichte vrijstelling geldt als je aan alle vier deze punten voldoet:

1. De voorziening is naar jouw redelijke oordeel als werkgever noodzakelijk voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking.
2. De werknemer geeft de voorziening terug of betaalt de restwaarde zodra die niet meer noodzakelijk is voor het werk.
3. De voorziening maakt geen onderdeel uit van een cafetariaregeling. Je mag het dus niet uitruilen tegen brutoloon.
4. De werkgever betaalt de kosten en rekent die niet door aan de werknemer.

Wat betekent "noodzakelijk" precies?

Dé vraag waar de meeste onduidelijkheid in zit. De Belastingdienst volgt in principe het redelijke oordeel van de werkgever. De mate van zakelijk gebruik is niet doorslaggevend. Waar het om gaat, is of de medewerker zijn functie zonder de voorziening niet goed kan uitoefenen. Zelfs als het werk in theorie ook zonder de voorziening mogelijk is, kun je nog steeds aan het criterium voldoen. Je moet dan wel kunnen aantonen dat de voorziening gericht is op een optimale bedrijfsvoering. Wees daarbij realistisch. Geef je één medewerker een telefoon, een laptop én een tablet, dan is de kans groot dat de Belastingdienst daar vragen over stelt.

Privégebruik is geen belemmering

Dit is voor veel werkgevers een verrassing: als de voorziening aan het noodzakelijkheidscriterium voldoet, hoef je het privévoordeel niet tot het loon te rekenen. Collega’s mogen de telefoon dus gewoon mee naar huis nemen en privé gebruiken, zonder fiscale gevolgen. Kiest een medewerker voor een duurder model dan noodzakelijk, dan valt de gerichte vrijstelling alleen op de basisuitvoering. De meerprijs moet je aanwijzen als eindheffingsloon. Dat gaat wél ten koste van je vrije ruimte. Het alternatief is dat de medewerker de meerprijs uit het nettoloon betaalt.

Hoe pak je dit praktisch aan?

Leg je beleid vast.

Beschrijf per functiegroep welke apparatuur noodzakelijk is en waarom. Een korte notitie volstaat, maar het moet geregistreerd zijn. Op het moment dat de belastingdienst hiernaar vraagt moet je deze registratie kunnen tonen

Maak een gebruikersovereenkomst. 

Hierin staat dat de medewerker het apparaat teruggeeft of de restwaarde betaalt bij einde dienstverband of bij functiewijziging. Dit is een harde voorwaarde, geen formaliteit

Houd je administratie bij.  

Leg per apparaat vast wie de gebruiker is, wanneer het apparaat is uitgegeven en wat de datum van teruggave is

Reserveer de vrije ruimte voor andere dingen. 

Als IT-apparatuur via de gerichte vrijstelling loopt, houd je die € 8.000 of € 13.900 over voor het kerstpakket, de personeelsdag en andere zaken die niet gericht zijn vrijgesteld

Wat betekent dit voor je IT-budget?

De WKR bepaalt de manier waarop je verstrekt, niet hoeveel je uitgeeft. Loopt je IT-apparatuur via het noodzakelijkheidscriterium, dan is er geen fiscaal plafond aan wat je verstrekt, zolang je onderbouwing klopt. Wat wel meetelt, is je inkoopbudget zelf. Refurbished apparatuur is gecontroleerd, gerepareerd, gegarandeerd en goed geprijsd, waardoor je met een vast IT-budget meer medewerkers kunt uitrusten. Bij Forza krijg je op alle zakelijke bestellingen drie jaar garantie, dus je loopt geen extra risico op uitval.

Wil je meer informatie over Refurbished iPhones, iPads, Macbooks en Samsung toestellen? Neem dan contact op met een van onze accountmanagers. 

Wil je de apparatuur liever niet in een keer aanschaffen? Ook dat is mogelijk bij Forza. In dit geval is zakelijk leasen een passend alternatief.

Dit artikel is bijgewerkt in augustus 2026 en bedoeld als algemene informatie. Fiscale regels en bedragen wijzigen jaarlijks. Overleg met je accountant of belastingadviseur over jouw specifieke situatie. Aan dit artikel kunnen geen rechten ontleend worden. Dit artikel is geschreven door Tim van der Woude, SEA & B2B specialist bij Forza Refurbished.